Gérer son temps : Pourquoi les méthodes classiques ne fonctionnent pas ?
La to-do list, la liste d’éléments à la suite les uns des autres, ou encore la planification quotidienne sans vision, sont des méthodes couramment utilisées pour gérer le temps. Cependant, elles présentent des lacunes majeures qui peuvent compromettre l’efficacité de la gestion du temps.
1. Manque de focalisation et de priorisation
Les to-do lists traditionnelles ont tendance à devenir des listes interminables d’éléments à accomplir, sans distinction claire entre ce qui est important et ce qui ne l’est pas. Cela peut conduire à une perte de temps à se concentrer sur des tâches moins cruciales au détriment de celles qui ont un impact réel sur vos objectifs. Le simple fait de cocher des éléments de la liste ne garantit pas que vous progressiez vers vos objectifs les plus importants.2. Procrastination et sentiment d’accomplissement illusoire
Avoir une longue liste de tâches peut parfois donner l’impression que vous êtes productif, même si vous évitez délibérément les tâches les plus importantes en les remettant à plus tard. Cette procrastination peut être exacerbée par le fait que les listes ne fournissent pas de mécanisme de priorisation clair, ce qui peut entraîner un sentiment d’accomplissement illusoire.3. Manque de vision et d’alignement avec les objectifs
Les to-do lists et la planification quotidienne sans vision ignorent souvent l’aspect le plus crucial de la gestion du temps : l’alignement avec vos objectifs à long terme. Ces méthodes se concentrent principalement sur les tâches quotidiennes sans prendre en compte comment ces tâches contribuent à vos objectifs globaux. Vous risquez ainsi de vous égarer et de vous perdre dans les détails sans garder à l’esprit l’ensemble de votre vision.4. Stress et surcharge cognitive
Lorsque la to-do list devient trop longue et que la planification quotidienne est axée sur la gestion du jour au jour, cela peut entraîner une surcharge cognitive et du stress. La gestion du temps devient réactive plutôt que proactive, et vous vous retrouvez à réagir aux urgences au lieu de travailler sur des objectifs stratégiques.
Voir également Gérer son stress quand on est entrepreneur.
5. Manque d’adaptabilité
Les listes de tâches et la planification quotidienne sans vision peuvent avoir du mal à s’adapter aux changements inattendus ou aux priorités qui évoluent. Vous pouvez vous retrouver à lutter pour ajuster votre plan lorsque de nouvelles informations ou des défis surviennent.5 clés pour mettre en place une gestion du temps efficace
1. Définissez des objectifs clairs :
Pour commencer, il est essentiel de savoir ce que vous voulez accomplir.
Par exemple, si vous êtes un entrepreneur, un objectif clair à court terme pourrait être d’augmenter les ventes de votre entreprise de 15 % au cours des six prochains mois, en mettant en place une nouvelle stratégie de marketing en ligne. À long terme, vous pourriez viser à élargir votre marché international en ouvrant des succursales dans trois pays d’ici les cinq prochaines années. Assurez-vous que ces objectifs soient spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART).
Cette clarté vous aidera à prioriser vos activités en fonction de ce qui est vraiment important
2. Priorisez les tâches et les activités :
La priorisation est la clé de la gestion du temps efficace. Imaginez que vous soyez un étudiant préparant un examen final crucial. Vous avez plusieurs sujets à réviser et un délai serré. En utilisant la méthode des priorités ABC, vous identifiez que l’un des sujets est directement lié à 50 % de la note de l’examen, tandis que les autres sont moins importants.
Concentrez-vous sur ce sujet de haute priorité pour maximiser vos chances de réussite avant de vous occuper des autres matières.
Les deux méthodes de priorisation que j’utilise sont la méthode ABC et la matrice d’Eisenhower.
Concrètement la principale différence réside dans la manière dont ces méthodes classent les tâches. La matrice d’Eisenhower se concentre sur l’urgence et l’importance, tandis que la méthode des priorités ABC se concentre principalement sur l’importance. Les deux méthodes sont efficaces pour aider à prioriser les tâches, et le choix entre elles dépend souvent de la préférence personnelle et de la manière dont vous préférez organiser vos activités.
La méthode ABC
A pour « Priorité A » (Tâches essentielles) : Les tâches de cette catégorie sont les plus importantes et les plus urgentes. Elles ont un impact significatif sur la réalisation de vos objectifs. Vous devez les accomplir en premier et leur accorder la priorité maximale.
B pour « Priorité B » (Tâches importantes mais pas urgentes) : Les tâches de cette catégorie sont importantes pour vos objectifs, mais elles ne sont peut-être pas aussi urgentes que celles de la catégorie A. Vous devez les planifier et les gérer de manière à les accomplir avant qu’elles ne deviennent urgentes.
C pour « Priorité C » (Tâches agréables à faire mais non essentielles) : Les tâches de cette catégorie sont agréables à faire, mais elles ont peu d’impact sur vos objectifs principaux. Elles sont souvent des distractions ou des activités de loisirs. Il est préférable de les reporter ou de les réaliser après avoir traité les tâches des catégories A et B.
Pour utiliser la méthode des priorités ABC, suivez ces étapes :
- Identifiez toutes les tâches et activités que vous devez accomplir.
- Classez chaque tâche dans l’une des trois catégories (A, B ou C) en fonction de son importance et de son urgence.
- Commencez par les tâches de la catégorie A, en accordant une attention particulière aux tâches de « Priorité A. »
- Une fois que vous avez traité les tâches de la catégorie A, passez aux tâches de la catégorie B.
- Enfin, si le temps le permet, vous pouvez vous attaquer aux tâches de la catégorie C.
L’avantage de cette méthode est qu’elle vous aide à vous concentrer sur ce qui est vraiment important pour vos objectifs, en évitant de gaspiller du temps sur des tâches non essentielles. Elle vous permet de gérer votre temps de manière plus stratégique et efficace.
https://www.ifp-formation.ch/la-gestion-du-temps/
La matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower, également connue sous le nom de matrice d’urgence-importance, a été popularisée par le président américain Dwight D. Eisenhower.
Elle classe les tâches en quatre catégories :
1. Urgent et important :
Les tâches qui doivent être faites immédiatement et qui ont un impact significatif sur vos objectifs. Vous devriez les accomplir en premier.
2. Important mais non urgent :
Les tâches qui sont importantes pour vos objectifs, mais qui ne sont pas pressantes. Vous devriez les planifier pour les accomplir à un moment opportun.
3. Urgent mais non important :
Les tâches qui sont pressantes mais qui n’ont pas un impact majeur sur vos objectifs. Vous pouvez envisager de les déléguer si possible.
4. Ni urgent ni important :
Les tâches qui ne sont ni pressantes ni importantes. Vous devriez essayer de les éviter autant que possible.
La matrice d’Eisenhower vous aide à visualiser vos tâches de manière à ce que vous puissiez prendre des décisions rapides sur ce qu’il faut faire immédiatement, planifier pour plus tard, déléguer ou éliminer.
https://asana.com/fr/resources/eisenhower-matrix
3. Établissez un plan d’action concret :
Une fois que vous avez identifié vos priorités, élaborez un plan d’action concret. Divisez vos objectifs en étapes spécifiques et définissez des échéances pour chacune d’elles. Créez une liste de tâches quotidienne en vous assurant qu’elle est alignée sur vos objectifs à long terme. Cela vous aidera à rester concentré et à travailler de manière plus efficace.Objectif : Améliorer ses compétences en leadership au cours des 6 prochains mois.
Plan d’Action Concret :
Étape 1 : Définir les étapes spécifiques
1.1. Identifier les domaines spécifiques de leadership à améliorer, tels que la communication, la prise de décision, et la gestion d’équipe.
1.2. Pour la communication, commencez par améliorer la communication interpersonnelle.
1.3. Créer une liste spécifique des compétences à développer :
- Pratiquer l’écoute active.
- S’entraîner à donner des feedbacks constructifs.
- Apprendre à gérer les conflits de manière positive.
Étape 2 : Définir des échéances
2.1. Fixer des délais pour chaque compétence à développer. Par exemple, vous pourriez décider d’améliorer votre communication interpersonnelle au cours des deux prochains mois.
2.2. Établir un calendrier de progression :
- Semaines 1-2 : Se concentrer sur l’écoute active.
- Semaines 3-4 : Travailler sur la pratique des feedbacks constructifs.
- Semaines 5-6 : S’exercer à gérer les conflits de manière positive.
Étape 3 : Créer une liste de tâches quotidienne alignée sur les objectifs à long terme
3.1. Chaque jour, identifiez des tâches spécifiques liées à l’amélioration de la communication interpersonnelle, en accord avec le calendrier établi.
3.2. Exemples de tâches quotidiennes :
- Jour 1 : Lire un article sur l’écoute active.
- Jour 2 : Pratiquer l’écoute active lors d’une réunion.
- Jour 3 : Demander à un collègue des retours sur votre communication.
4. Gérez les distractions et la gestion du temps :
Identifiez les sources de distraction qui vous empêchent d’être productif et mettez en place des stratégies pour les minimiser. Cela peut inclure la désactivation des notifications sur votre téléphone, la planification de périodes de travail ininterrompu, ou l’utilisation de techniques de gestion du temps telles que la technique Pomodoro pour rester concentré.Voici un exemple de journée type, toutefois les rythmes de vie sont propres à chacun, il est donc absolument nécessaire de ne pas s’imposer un rythme qui ne nous conviendrait pas. Toutefois, les rythmes, les routines voire les rituels sont indispensables pour mettre en place des habitudes durables et pérennes. L’objectif est qu’une fois ces habitudes / routines en place on n’y pense plus, cela devient naturel et si on ne le fait pas cela nous manque… comme pour les mauvaises habitudes.
7 h 00 – 7 h 30 : Réveil et Routine Matinale
- Réveillez-vous à l’heure prévue pour commencer votre journée.
- Commencez par quelques minutes de méditation ou de respiration profonde pour vous réveiller en douceur.
- Prenez un petit déjeuner équilibré pour vous donner de l’énergie pour la journée.
7 h 30 – 8 h 00 : Planification de la Journée
- Prenez quelques instants pour établir votre liste de tâches pour la journée, en identifiant également les sources de distraction potentielles.
8 h 00 – 9 h 30 : Travaux Importants avec Élimination des Distractions
- Commencez par travailler sur les tâches les plus importantes et les plus exigeantes de votre liste, en vous concentrant sur l’achèvement des étapes spécifiques que vous avez planifiées.
- Désactivez les notifications sur votre téléphone et mettez-le en mode silencieux pour éviter les interruptions.
- Utilisez la technique Pomodoro : travaillez pendant 25 minutes sans interruption, suivi d’une pause de 5 minutes pour vous détendre. Répétez ce cycle.
9 h 30 – 10 h 00 : Pause Active sans Distractions
- Prenez une courte pause pour vous étirer, boire de l’eau et vous aérer l’esprit.
- Évitez de vérifier vos médias sociaux ou vos e-mails pendant cette pause.
10 h 00 – 11 h 30 : Continuer les Travaux Importants avec Élimination des Distractions
- Revenez aux tâches importantes et poursuivez votre travail concentré, en utilisant la technique Pomodoro si cela fonctionne bien pour vous.
11 h 30 – 12 h 00 : Pause Déjeuner
- Prenez une pause déjeuner pour recharger votre énergie.
- Évitez de manger à votre bureau et profitez de cette pause pour vous détendre.
12 h 00 – 13 h 30 : Tâches Secondaires et Réunions
- Réservez cet intervalle pour des tâches moins importantes ou des réunions, en continuant à minimiser les distractions en désactivant les notifications.
13 h 30 – 14 h 00 : Pause Active sans Distractions
- Prenez une autre courte pause pour vous détendre et vous rafraîchir.
14 h 00 – 15 h 30 : Finaliser les Tâches avec Élimination des Distractions
- Revenez sur vos tâches importantes pour les finaliser, en maintenant un environnement de travail sans distractions.
15 h 30 – 16 h 00 : Pause Active sans Distractions
- Prenez une courte pause pour vous détendre et vous aérer l’esprit.
16 h 00 – 17 h 00 : Planification pour le Lendemain
- Revoyez vos réalisations de la journée et notez ce que vous avez accompli.
- Planifiez les tâches à accomplir pour le lendemain, en identifiant à l’avance les sources de distraction à minimiser.
17 h 00 : Fin de la Journée de Travail
- Éteignez votre ordinateur et rangez vos affaires de travail.
- Profitez de votre temps personnel pour vous détendre et vous déconnecter.
5. Apprenez à dire non et à déléguer :
Savoir dire non est une compétence essentielle pour protéger votre temps. Vous ne pouvez pas tout faire, alors apprenez à refuser les tâches qui ne contribuent pas à vos objectifs. De plus, ne sous-estimez pas le pouvoir de la délégation. Si possible, déléguez des tâches moins importantes à d’autres, ce qui vous permettra de vous concentrer sur les activités qui exigent vraiment votre expertise.
Scénario : Vous êtes un entrepreneur travaillant sur le lancement de votre nouvelle entreprise de technologie. Vous êtes passionné par votre projet, mais vous vous trouvez constamment sollicité par des demandes extérieures pour participer à des événements, à des projets bénévoles et à d’autres activités qui ne sont pas essentielles pour votre entreprise.
Savoir dire non :
Dans cette situation, vous pourriez appliquer la compétence de savoir dire non en expliquant poliment aux personnes ou aux opportunités non alignées sur vos objectifs que vous devez vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Vous pourriez dire quelque chose comme :
« Je vous remercie pour l’invitation à participer à cet événement/projet, et je suis honoré par cette opportunité. Cependant, en ce moment, ma priorité absolue est le lancement de mon entreprise. Je suis à un stade crucial du développement, et chaque minute compte. Je vais devoir décliner cette offre pour le moment, mais je vous remercie encore une fois pour la considération. »
Délégation :
En ce qui concerne la délégation, vous pouvez également déléguer certaines tâches non essentielles pour vous permettre de vous concentrer sur les activités clés de votre entreprise.
Par exemple, si vous êtes submergé par la gestion des médias sociaux de votre entreprise, vous pourriez envisager de déléguer cette responsabilité à un spécialiste du marketing ou à un membre de votre équipe, vous permettant ainsi de vous concentrer sur le développement de votre produit ou de votre service.
En appliquant ces compétences, vous protégez votre temps précieux et vous vous assurez que votre énergie est consacrée aux activités qui font avancer votre entreprise vers le succès.
En mettant en œuvre ces cinq clés, vous pouvez grandement améliorer votre gestion du temps et devenir plus productif. N’oubliez pas que la gestion du temps est une compétence qui s’améliore avec la pratique. Soyez patient avec vous-même et adaptez ces techniques à votre propre style de vie et de travail.
